Průvodce pro veřejnost a badatele
Archiválie uložené v archivu může při respektování platných právních norem využívat každý. Je možné toho dosáhnout těmito způsoby:
- přímo studiem archiválií, jejich reprodukcí, nebo archivních pomůcek v badatelně archivu;
- nepřímo, na základě písemné žádosti o rešerši, výpis nebo opis archiválií;
- prostřednictvím výstavní, přednáškové a pedagogické činnosti.
Studium archiválií v badatelně
Studium archiválií v badatelně upravuje vyhláška č. 645/2004 Sb. a z ní vycházející tzv. badatelský řád. Jak postupovat? Každý zájemce o studium si na základě zvoleného tématu vyhledá v průvodci po archivu nebo v seznamu fondů příslušné archivní fondy. V případě potřeby mu poradí pracovník badatelny, který eventuelně zprostředkuje konzultaci se správcem příslušného fondu. Zájemce o studium v archivu musí vyplnit badatelský list a při každé návštěvě archivu předložit průkaz totožnosti. K archivním fondům existují archivní pomůcky, které jsou výsledkem zpracování archiválií. V nich lze nalézt informace o obsahu archiválií a základní informace o jejich původci. Na základě archivní pomůcky badatel vybere konkrétní archiválie nebo jejich skupiny a vyplní žádanku (informace o způsobu vyplnění podá dozor badatelny). Podle této žádanky je archivní materiál v příslušné badatelně připraven, nikoli však okamžitě, neboť vzhledem k rozsahu a umístění archiválií v archivech příprava vyžaduje delší dobu. Archiválie lze studovat pouze prezenčně, nelze je vynášet mimo badatelnu. Z archivního materiálu může badatel podle platných zásad obdržet za úplatu reprodukce.
Využívání archiválií podáním písemné žádosti o rešerši, výpis nebo opis archiválií.
Tento způsob využívání archiválií (nepřímý) je obvyklý v úředním styku. Děje se na základě písemné žádosti právnických a fyzických osob (včetně orgánů státní správy a původců archiválií) zaslané archivu. Případné reprodukce archiválií, zhotovené k odpovědi na tyto žádosti jsou opatřovány ověřovací doložkou (potvrzení shody s originálem). Kopie a ověření původcům archiválií nebo jejich právním nástupcům a státním orgánům jsou poskytovány zdarma. Archiv bezpečnostních složek odpovídá na různé písemné dotazy žadatelů a vypracovává odborné tematické rešerše, ke kterým má ve svých fondech příslušné archivní doklady. Rešeršní služby jsou zpoplatňovány. Ceny se pohybují od 260 do 440 Kč za hodinu v závislosti na náročnosti příslušné rešerše (viz. Badatelský řád). Jejich výše záleží na době a náročnosti práce, která je na rešerši vynaložena. Žádost o rešerši ve fondech Archivu bezpečnostních složek je možno podat v badatelně, v podatelně nebo zaslat poštou.
Důležité upozornění!
Archiv může pouze potvrdit a sdělit údaje, jež lze přímo zjistit z dochovaných archiválií, které jsou v jeho správě, případně doporučit kontakt na jiný archiv či organizaci. Archivu nepřísluší rozhodovací pravomoc, je pouze správcem informací! Protože vyřízení žádostí a rešerší vyžaduje často spolupráci více pracovníků jednotlivých oddělení archivu a prozkoumání často ještě neuspořádaných archiválií, trvá vyřízení žádostí a rešerší ve složitějších případech až několik měsíců.